Construyendo un caso de negocio para sustentar la actualización de su ERP

«Better the devil you know» (Mejor malo conocido), es una canción muy conocida de Kylie Minogue y tal vez accidentalmente, es cierta y se aplica tema del software de gestión empresarial. Pero es justo decir que el ERP no fue la inspiración detrás del éxito de esta canción; sin embargo, sin darse cuenta, se llevó el oro al describir lo que piensan muchos propietarios de negocios cuando se trata de actualizar su software. Incluso cuando son conscientes de las deficiencias de su sistema, puede sentirse más seguro y fácil apegarse a una solución a la que se está acostumbrado y se conoce bien. Y sí, el cambio siempre es arriesgado. Pero aquí está la cosa: ¡usar un sistema de ERP que no funciona de manera efectiva es mucho más arriesgado a largo plazo!

Los problemas causados por el software desactualizado

El problema no es que los dueños de negocios no se den cuenta de que necesitan actualizar su software, el problema radica en el hecho de que están tan acostumbrados a operar de cierta manera, por lo que prefieren seguir adelante con un sistema restrictivo y anticuado en lugar de invertir dinero en una nueva solución de ERP que podría mejorar el negocio. Dejando a un lado la premisa de no permitir que los sistemas detengan que el crecimiento y el éxito del negocio. Actualizar su software actual puede ser una tarea desalentadora, pero hay que preguntarse: «¿Qué pasará si no hacemos nada y nos quedamos con el mismo software de gestión empresarial?»

Si continúa trabajando con software desactualizado, los posibles resultados serán:

• Oportunidades perdidas para el crecimiento y el desarrollo en nuevos mercados y regiones.
• Aumento de las cargas de trabajo debido a retrabajos.
• Procesamiento de pedidos ineficiente que reduce los valores de los pedidos.
• Falta de compatibilidad con nuevas tecnologías, como dispositivos móviles e IA.
• Mayor riesgo de seguridad para el negocio.
• Fuerza laboral frustrada por software ineficiente.
• El software existente se vuelve obsoleto y los costes de mantenimiento aumentan.
• Pérdida de información debido al bloqueo de aplicaciones.

¿Por qué es importante una actualización de software de gestión empresarial?

Comience a buscar nuevas opciones de sistemas ERP lo antes posible para garantizar el éxito de su empresa. La mejor manera de convencer al Director Gerente de la necesidad de actualización del software empresarial es presentarle hechos y cifras concretos que describan los beneficios claros, los resultados medibles y los beneficios de la actualización. Es mucho más probable que obtenga la aceptación de la alta gerencia en comparación con hablar de un problema hipotético en el horizonte.

Aquí hay algunos pasos que debe considerar al crear un caso de negocios para ERP que muestre los beneficios de por qué deberían invertir en nuevo software:

1. Comprenda y defina los desafíos empresariales que desea resolver

¿Cuál es la razón principal por la que está considerando un cambio? Sus procesos, su gente o el efecto que su tecnología limitada está teniendo en el negocio. Hay una serie de cosas a considerar cuando es hora de actualizar, pero algunos de los impulsores más comunes son el deseo de crecer, la necesidad de reducir costes, la ineficiencia de procesos y los sistemas obsoletos.

2. Las ventajas clave del sistema ERP para su negocio

El sistema ERP correcto beneficiará a su negocio de varias maneras, que incluyen:

• Mejorar las oportunidades de crecimiento.
• Permitir que el intercambio de información sea más fluido.
• Proporcionar una mejor visibilidad de las tendencias futuras.
• Impulsar eficiencia a través de una fácil integración.
• Racionalizar procesos.
• Reducir costes.
• Eliminar duplicidades.
• Facilitar la toma de decisiones.

3. Costes de implementación de un sistema ERP

Implementar un sistema ERP puede ser costoso, pero si comprende el coste total del proyecto desde el principio, no enfrentará cargos inesperados. Al presupuestar, incluya costes mensuales del derecho al uso de la licencia en la nube, implementación y gastos de personalización, así como formación, eso para el primer año. A partir del segundo año, también debe tener en cuenta los costes del mantenimiento y soporte continuo y de uso de licencias nuevamente.

4. Reconocer los riesgos involucrados en una actualización de software de gestión empresarial

Saber cuáles son los riesgos desde el principio significa que puede abordarlos mucho antes de que surjan. Los peligros potenciales incluyen la resistencia al cambio de los usuarios, la incapacidad de adaptar y usar el sistema, y el proceso de implementación que se convierte en una pérdida de recursos.

Una vez que haya abordado todos los problemas anteriores, tendrá un sólido caso de negocios que puede presentar a su gerente y que los convencerá de deshacerse del demonio que conocen e invertir en una solución ERP más eficiente. Todo lo que queda por hacer es encontrar el mejor software y partner para los requisitos de su negocio.

En Dynamics365partners.es somos especialistas en soluciones de ERP y CRM de Microsoft Dynamics y podemos ayudarle a determinar las ventajas y beneficios de abordar este tipo de proyectos de cambio de ERP, al igual que asesorarlo y resolver dudas de producto y sin lugar a duda en ponerlo en contacto con el partner Dynamics 365 que más se ajusta a las necesidades y perfil de su empresa.