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Integración de Microsoft Dynamics 365 Business Central con SharePoint

Microsoft SharePoint, es una herramienta software dentro del paquete Office365 para la gestión de contenidos y documentos. Este programa, accesible a través de navegador, permite realizar una gestión eficiente de todo el contenido y documentación existente en una empresa.

Microsoft Dynamics 365 Business Central ofrece una integración nativa de SharePoint sin tener que adquirir ningún software adicional. Esto permite la organización de archivos mejorada combinada con un sistema CRM que proporciona a las empresas una gran ventaja.

Hay cuatro tipos de integración:

  • Dynamics CRM y SharePoint Online
  • Dynamics CRM Online y SharePoint en las instalaciones
  • Dynamics CRM on-premise y SharePoint Online
  • Dynamics CRM y SharePoint en las instalaciones

Cómo integrar SharePoint en Business Central

La configuración básica de SharePoint en Business Central es muy sencilla, únicamente necesitamos rellenar los siguientes campos:

  • ID. de servicio: Especifica un código exclusivo en el servicio que se utiliza para el almacenamiento y uso de documentos.
  • Repositorio de documentos: Especifica la ubicación donde el proveedor de servicio documental almacena los documentos, en caso de que desees almacenarlos en un repositorio de documentos compartidos.
  • Descripción: Especifica una descripción para el servicio documental.
  • Almacén: Especifica el identificador URI de la ubicación en la que se almacenan los documentos, por ejemplo, su sitio en SharePoint Online.
  • Carpeta: Especifica la carpeta del repositorio de documentos para este servicio documental en la que desees almacenarlos.
  • Nombre usuario: Especifica la cuenta que Business Central Server debe usar para iniciar sesión en el servicio documental, en caso de que desees usar un repositorio de documentos compartidos.
  • Tipo de autenticación: Especifica el tipo de autenticación que se usará para conectarse al entorno de SharePoint.

Hay que tener en cuenta que solo es posible realizar la conexión de manera estándar con una única biblioteca de Documentos y un único sitio y que e necesitan permisos de administrador para poder realizar la conexión entre SharePoint y Business Central.

Una vez rellenado esto, ya tendremos la conexión completada y podremos disfrutar de las ventajas que ofrece esta integración.

Ventajas de la integración de Business Central y SharePoint

La integración entre Dynamics 365 Business Central y SharePoint hace posibles nuevas funciones que mejorarán la productividad y eficacia de una empresa.

Plataforma centralizada:

Con la integración se crea una biblioteca particular para cada entidad que se configura para la gestión de documentos. La carpeta registra automáticamente todos los archivos y permite la vinculación de archivos, mejorando así la comunicación de datos, los informes y la colaboración. Los usuarios pueden ver y trabajar en documentos comerciales desde SharePoint y Dynamics 365.

Mejora del trabajo en equipo:

La integración en línea permite que la colaboración de los empleados en tiempo real, con ediciones y revisiones disponibles para todas las partes. SharePoint también le permite involucrar a equipos que no son de CRM y aprovechar sus habilidades para mejorar la productividad.

Almacenamiento más grande por menos:

Dynamics CRM proporciona 5 GB de almacenamiento incluido mientras que SharePoint proporciona 10 GB

Actualizaciones regulares:

El acceso a la nube garantiza que las funciones y los programas se actualicen periódicamente. Microsoft proporcionaría rápidamente parches de software para corregir errores y corregir errores.

Mayor movilidad:

los empleados pueden acceder a la plataforma desde cualquier dispositivo, poniendo a su disposición documentos y datos.

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